Exporteren buiten Europa middels het ECS systeem

Het Export Controle Systeem is een open communicatie systeem dat door de Europese douane aan het bedrijfsleven ter beschikking is gesteld. Middels het Export Controle Systeem wil Europa zijn buitengrenzen beter bewaken en de interne markt versterken. Exporteurs en expediteuren zijn reeds sinds 2009 verplicht in elk EU-land hun Europese export uitvoeraangiftes elektronisch in te dienen. Belangrijk hierbij is dat goederen binnen de termijn van 150 dagen de EU daadwerkelijk hebben verlaten. Douanes in diverse havens voeren controle op de uitvoer van deze goederen.

Het systeem werkt in de gehele EU op dezelfde manier, maar ieder land is vrij de ECS-controle op haar eigen wijze uit te voeren. Zo zijn de verschillende lidstaten volledig vrij hun eigen software te gebruiken, maar dienen meldingen tussen de douaneorganisaties en het Europese ECS-systeem volgens standaard procedures plaats te vinden. Aan de hand van de meldingen wordt de status van een transactie verhoogd, hetgeen uiteindelijk in een geconfirmeerde exporttransactie resulteert. Op het moment dat goederen de EU hebben verlaten, ontvangt de aangever een ‘confirmation of exit’ van de Douane, wat inhoudt dat de aangifte ‘aangezuiverd’ is en de administratie in orde is. Wanneer u geen confirmation of exit heeft (ontvangen) – en u niet kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten – loopt u het risico veel papierwerk en bescheiden met de douane te moeten overleggen. Als exporteur bent u immers verantwoordelijk voor deze gegevens en dient u aan te tonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Tevens loopt u een BTW risico van 19% die u kan worden nagevorderd.

Het ECS-systeem communiceert aan de hand van drie meldingen, te weten:

Uitvoeraanmelding
De uitvoeraanmelding of Export Declaration moet plaatsvinden voor het exporteren daar waar de goederen in het uitgaande vervoermiddel worden geladen. Bijvoorbeeld wanneer een container bij een fabriek wordt geladen voor export. In de uitvoeraangifte dienen de gebruikelijke gegevens over de zending worden opgenomen. Belangrijk hierbij is dat het beoogde douanekantoor waar de goederen de Europese Unie zullen verlaten in de aanmelding dient te worden opgenomen.

Aankomstmelding
De aankomstmelding (Arrival at Exit) dient bij aankomst in de terminal te worden gedaan door de terminal operator, ook wel Trader at Exit genoemd. De gegevens worden dan verwerkt in het ECS, zodat de douane weet dat de goederen bij de terminal zijn aangekomen.

Uitgangsmelding
Wanneer het transport de terminal verlaat en zijn weg naar plaats van bestemming inzet kan een uitgangsmelding worden verstuurd. Hiermee wordt aangegeven dat de container daadwerkelijk de EU heeft verlaten. Het douanekantoor van uitgang zal dan een Exit Confirmation sturen naar het douanekantoor van uitvoer/vertrek, dat op zijn beurt het bericht doorstuurt naar de aangever van de uitvoeraangifte. Er staat nu vast dat de goederen die in de container zijn geladen de EU daadwerkelijk hebben verlaten en er dus recht is op 0% BTW bij uitvoer.

Maco is douane specialist en heeft veel kennis in huis omtrent het ECS-systeem en kan u helpen dit onder controle te krijgen en te houden. Neem daarom contact op met Maco voor meer inlichtingen omtrent ECS.

Maco Customs Service
T: 0475-425800
E: vragen@maco.nl